Kişisel verilerin korunması; en büyük şirketlerden daha küçüklerine, politika yapıcılar ve hukukçulara kadar oldukça geniş bir kesimde çok tartışılan gündem konularından birini oluşturmaktadır. Kavramın kökenleri 1970’lere kadar dayansa da bugün veri çağında artık hiç olmadığı kadar önemli bir gündem haline gelmiştir. Elbette böyle önemli bir konu, birçok tartışmayı da beraberinde getirmektedir.
Biz de bugün konuyu beyaz yakalı çalışanların iş yerindeki haklarından açalım ve iş yerlerinde karşılaşabilecekleri olası hak ihlallerine vurgu yaparak birlikte tartışalım istedik. Elbette bu konuyu yalnızca Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun (“KVKK”) özelinde değil, zaman zaman özel hayata saygı hakkının iş yerinde korunması konusundan da bahsederek ele almak isteriz.
Kişisel veri denildiğinde ne anlaşılmalıdır?
Kişisel veri, “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi” (KVKK) şeklinde tanımlanmaktadır. Bu tanımdan yola çıkıldığında bir gerçek kişiye ilişkin neredeyse bütün verilerin kişisel veri olarak kabul edilebilecektir. Ancak; kişinin ırkı, siyasi düşüncesi, kılık kıyafeti, dernek veya sendika üyeliği, sağlık ve cinsel hayatı gibi birtakım veriler kanunda “özel nitelikli kişisel veri” olarak sayılarak daha özel bir koruma öngörülmüştür.
Kişisel verilerin korunması için öngörülen temel kurallar nedir?
İşverenler, İş Kanunu’ndan doğan yönetim hakkının bir görünümü olarak iş yerinde çeşitli denetim ve gözetim tedbirlerine başvurabilirler Ancak, bu hakkın kullanılmasında KVKK tarafından öngörülen temel yükümlülüklere uygun hareket edilmelidir. Bu kapsamda, işverenlerin aşağıda belirtilen başlıca kurallara uygun hareket etmesi gerekmektedir:
- Gizlilik Yükümlülüğü: En temel ilke, çalışanın açık rızası olmaksızın işverenin çalışana ait kişisel verileri kaydetmesi ve üçüncü kişilerle paylaşması mümkün değildir.
- Aydınlatma Yükümlülüğü: Çalışanın açık rızasının alındığı kabul edilebilmesi için öncelikle çalışana ait verilerin hangi amaçla edinildiğini, nerede depolandığını, bu verilere kimler tarafından ulaşılabileceğini, verileri kimlere aktaracağını çalışana bildirmek; çalışanın talebi üzerine verilerin kimlere iletildiği, nerelerde kullanıldığı gibi hususlarda bilgilendirilmesi gerekmektedir.
- Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin & Yalnızca İşlendikleri Amaç ile Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olarak İşleme: İşverenler, sadece işle doğrudan ilişkili bilgileri kaydetme yetkisine sahiptir. Bu nedenle örneğin; işe alım sürecinde, adayın önceki işinde aldığı ücret, alkol ve tütün kullanımı, evlenme veya çocuk sahibi olma gibi konularda bilgi istenemeyecektir. Ancak, işin doğasının gerektirdiği durumlar söz konusuysa, muhasebe departmanında çalışacak bir adaya mal varlığıyla ilgili sorular yöneltilmesi gibi durumlar kabul edilebilecektir.
- Gizli Verilerin Korunması Yükümlülüğü: İşverenler, çalışanları hakkında topladığı verileri en uygun güvenlik düzeyini temin ederek olası siber saldırılara karşı gerekli her türlü tedbiri almalıdır.
- İşverenin Elindeki Verileri Silmesi: İşverenler, yasal saklama yükümlülükleri dışında kişisel verileri muhafaza etmemelidir. Bu çerçevede, işe alınmayan adayların özgeçmişleri ya tamamen kaldırılmalı ya da gizliliği korunarak anonimleştirilmelidir; gelecekte kullanılmak üzere saklanmamalıdır. İşten ayrılan çalışanların bilgileri, olası yasal takiplere karşı zaman aşımı süresi tamamlandıktan veya mevzuatın belirlediği saklama süresi sona erdikten sonra (Örn. sağlık muayene verileri için 15 yılın sonunda), kayıtlardan çıkarılmalı veya gizliliği korunarak anonimleştirilmelidir. Söz konusu istisnai durumlar dışında bilgilerin imha edilmesi büyük önem taşımaktadır. Çalışanlar da hedefe yönelik olmayan verilerinin silinmesini talep etme hakkına sahiptir.
— İşverenim bilgisayarımı yazılımlarla takip edebilir mi? Kurumsal e-mail adresime erişim sağlayabilir mi?
İşverenler yönetim hakkı kapsamında kural olarak elektronik ortamda izleme yapabilirler. Ancak bu durumun hukuka uygun olması için yukarıda başlıca özelliklerini saydığımız – iş için gerekli ve zorunlu olması, ölçülü olması, çalışanın bilgilendirilmesi ve açık rızasının alınması vd. – ilke ve kurallara uygun olarak hareket edilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde Türk Ceza Kanunu kapsamında düzenlenen kişisel verileri hukuka aykırı olarak ele geçirme suçu dahil olmak üzere işverenlerin cezai ve hukuki sorumlulukları gündeme gelecektir. Ayrıca, çalışanın onayı ve bilgisi olmaksızın yapılan elektronik izlemelerden elde edilen bilgiler hukuka aykırı deliller olacağı için örneğin; sizin iş sözleşmeniz feshedilmiş ise işverenler tarafından hukuka aykırı delillerle elde edilen bilgi ve belgelerden hareket edildiği için işe iade veya kıdem tazminatsız fesihlerde kıdem tazminatı gibi haklarınızı talep etmeniz mümkün olacaktır. Yüksek Mahkemenin bu yönde kararları bulunmaktadır. (Yargıtay 22. HD 2017/21857 E., 2019/9884 K. ve 07/05/2019 T.) 
— İşverenim işe girişte parmak izimi alabilir mi? İş yerinde yüz tanıma sistemi kullanılması mümkün müdür?
Parmak izi biyometrik veri olduğu için özel nitelikli kişisel verilerdir. Yukarıda da belirttiğimiz gibi hukuka uygunluk kriteri incelenirken; yapılan elektronik gözetlemenin, amaçla bağlantılı ve orantılı olması gerekmektedir. İşe giriş ve çıkışlarda kart okuma sistemleri kullanılması amaçla bağlantılı ve orantılı olarak kabul edilebilecek iken; iş yerindeki sosyal alanlara (mescit, çocuk bakım odası, tuvaletler vd.) girişlerde kart okuma sisteminin kullanılmasının, iş yerindeki güvenliğin sağlanması amacına uygun ve orantılı olarak kabul edilmesi mümkün değildir. Bu bağlamda, işin özel niteliği gereği çok yüksek güvenlik önlemleri gerektirdiği bir alanda parmak izi kullanılması gibi uygulamalar meşru kabul edilebilirken çok yüksek güvenlik ihtiyacına haiz olmayan yerlerde kartlı okuma sistemi yerine çalışanların parmak izlerinin alınması ya da retina taramalarının yapılması gibi yöntemlerinin tercih edilmesi ölçülü bir uygulama olarak kabul edilmeyecektir.
Ayrıca idari yargı organı olması itibariyle özel iş yerleri üzerinde doğrudan bir etkisi olmasa da ortaya konulan gerekçe itibariyle özel öneme sahip bir Yüksek Mahkeme kararında personeli takip amacıyla yüz tanıma sistemlerinin kullanılması, kamusal alan olsa dahi özel hayatın gizliliğinin ihlali olarak değerlendirilmiştir. (Danıştay 11. HD 2017/816 E. 2017/4906 K. ve 13.06.2017 T.)
— İşverenim iş yerinde ses kaydı alan kamera kullanabilir mi?
Güvenlik kameralarıyla elde edilen görüntü ve/veya ses kayıtları da kişisel veri olarak kabul edilmektedir. Kameralar aracılığıyla elde edilen kişisel verilerin ilk bölümde belirttiğimiz kanuni yükümlülükleri taşıdığı ve aynı zamanda çalışanların özel hayat gizliliğine zarar vermediği durumlarda, kamera izleme faaliyetinin hukuka uygun olduğunu söylenebilecektir. Ancak, görüntünün yanında ses kaydı da yapabilen kameraların kullanımıyla ilgili olarak, işverenin belirlediği açık ve meşru amaçlara ulaşmak için yalnızca görüntü kaydı alabilen kameraların kullanılmasının yeterli olduğu durumlarda, alınan ses kaydının hukuka uygun olmadığı ifade edilmektedir.
Sadece görüntü kaydı yapan güvenlik kameralarıyla veri işleme faaliyeti hukuka uygun olabilir ancak burada da yine KVKK yükümlülükleri hâlen geçerlidir. İşverenin iş yeri güvenliğini sağlamak amacıyla elde ettiği kişisel veriyi çalışanın performansını değerlendirmek için kullanması hukuki açıdan mümkün değildir.
Bitirirken;
İşverenlerin iş ilişkisi kapsamında en temel yükümlülüğü çalışanın kişilik haklarını korumak ve ona saygı göstermek ile bu hususlarda ilgili iş yerinde her türlü idari ve teknik tedbirleri almaktır. Sizin, kanunlarla size tanınmış olan hakların bilincinde olmanız talep mekanizmasını işletmek için son derece önemlidir. Unutmayınız, sanayi devriminden bu yana çalışma hayatı koşullarının iyileşmesi bir tekâmül süreciyle oluşmuştur. Dolayısıyla yarın, daha çalışan odaklı bir sistemin kurulması, bizzat bugün bizim eylemlerimiz ile mümkün olacaktır.
Önceki yazılarımızda da belirttiğimiz gibi; size her bir alt başlığı birer makale konusu olan hususlarda özet bilgiler sunmaktayız. Dolayısıyla, daha detaylı bilgi almak için lütfen bir hukukçuya danışınız veya Alo 170 Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Ücretsiz Danışma Hattını arayınız.
