Toplantı, toplantı ve daha çok toplantı…
Ünlü bir beyaz yakalı atasözü der ki: “Toplantısız geçen bir günü yaşanmamış sayarım.”
Peki niye bu kadar çok toplantı yapıyoruz? Gerçekten iş birliği içinde, çözüm odaklı ve etkili işler çıkarmak için mi? Yoksa… Birbirimizi çok özlediğimiz için mi? Çok çalıştığımızı birilerine gösterip pohpohlanmak ya da biriken işleri başkalarının üzerine yıkmak için mi?
Daha da önemlisi; niye bu kadar uzun, bu kadar sıkıcı, bu kadar verimsiz toplantılar yapıyoruz? Bence asıl odaklanmamız nokta burası. Zira toplantı, iş hayatının ayrılmaz parçası. Dolayısıyla ancak toplantı yapma becerilerimizi geliştirerek bu kısır döngüden sıyrılabiliriz.
İşin Sırrı 15 Dakika
Alanında uzman birçok isim ve çalışanlarla yapılan çoğu araştırma aynı şeyi söylüyor: Uzun süren toplantılar boşa geçirilen zaman demek. Dikkat dağınıklığı, verimsizlik, karmaşıklık ve dağınıklık da cabası.
İşin sırrı tam konsantre gerçekleştirilen 15 dakikalık toplantılar. Ama nasıl? Kahve molasına çıktığımızda bile 15 dakikadan fazla vakit geçiriyorken bu kadar kısa süre içinde nasıl tüm işleri halledeceğiz?
Toplantı 15 dakikalık planlandıysa 16 dakika sürmemeli
Toplantı ayarlamadan önce toplantının 15 dakika süreceğine dair kesin bir karar almalı ve bu kararın arkasında duracak iradeyi sergilemelisiniz. Ve bu planı hazırlarken toplantının yalnızca 15 dakika süreceğini bilerek hareket etmelisiniz. Böylelikle belli bir çerçeve oluşturmuş, tüm katılımcıların da bu farkındalıkla toplantıya katılmasını sağlarsınız.
Toplantının odak noktası net ve açık mı?
Toplantının gerçekleşmesi için en temel şart, o toplantının bir amacı olmasıdır. Gerçekten bir araya gelmenizi gerektirecek bir gündem maddeniz var mı? Yoksa sadece fikrinizi paylaşmak ya da fikir almak için mi bunca insanı işinden gücünden ayırıp bir araya getirdiniz?
Toplantı katılımcıları arasında olmasa da olur dediğiniz birisi varsa, olmasın o zaman
“Aslında bu toplantının gündem maddesi sizi doğrudan ilgilendirmiyor ama paylaşmak istediğiniz bir görüş olursa diye sizin de katılmanızı istedim.” Eğer toplantıya katılacak kişi hakkında böyle düşünüyorsanız o kişiyi toplantıya dahil etmeyin. Hal hatır sormak, sohbet etmek veya dedikodu yapmak için bir araya gelmediniz. Bunları yapmanız için gün içinde bolca vaktiniz olacak zaten.
Bir yemek tarifi gibi bir toplantı tarifiniz olsun
Yemek yaparken hangi malzemeden ne kadar ekleyeceğinizi, ne kadar pişireceğinizi bir tarife göre hazırlıyorsunuz değil mi? Toplantı planlamak da bir yönüyle yemek yapmaya benzer. Hangi konulara değineceğinizi ve o konulara ne kadar zaman ayıracağınızı önceden planlayın.
Leziz bir toplantı için şu tarifi kullanabilirsiniz:
Toplantı gündemine genel bakış (1 dakika)
Problemi tanımlama ve analiz etme (2 dakika)
Probleme dair beyin fırtınası ve çözüm adımları belirleme (8 dakika)
Problemin çözümü için hedef belirleme (1 dakika)
Problemin çözümü için kimin/kimlerin sorumlu olduğunu belirleme (2 dakika)
Problemin çözümü için final tarihi belirleme (1 dakika)
Kapanış
Göreceksiniz ki, iyi hazırlanılmış 15 dakikalık toplantıların verimliliği sayesinde saatler, günler ve haftalar sürecek işlerinizi çabucak halledilebilecek; böylelikle kendi performansınızda da gözle görülür bir artışı fark edeceksiniz.
İyi toplantılar!
