Toplantı ayarlandı mı?
Mailler atıldı mı?
Hazırlık yapıldı mı?
İmdi yürek yırtılır.
(Toplantı talebinde bulunan yöneticimiz Alper Tunga için kaleme aldığım şiirim. Umarım beğenirsiniz.)
Toplantı, beyaz yakalı bir çalışanın iş hayatını tanımlayan olmazsa olmaz olgulardan biri. Filtre kahve ile kıyasıya yarışır yani. Biliyorum, bazen öylesine yoğun bir toplantı trafiğinin içinde buluyorsun ki kendini, gün içinde sadece toplantıdan toplantıya koşturan bir ‘toplantı robotu’na dönüştüğünü hissediyorsun.
Yazının başlığı hayli iddialı bir soru cümlesinden oluşuyor. Bu yönüyle heyecan verici bir tarafı var ama takdir edersin ki iş hayatını toplantıdan bağımsız düşünmek imkansız. Maalesef durum bu, çıkış yok. Ancak sanıyorum şöyle bir ihtimalden söz edebiliriz: Toplantısız bir iş hayatı mümkün değil, kabul, peki gerçekten bu kadar çok toplantı yapmana gerek var mı? Cevaplamaya çalışmamız gereken asıl soru bu olmalı bence.
Ekip içi toplantılardan ekipler arası toplantılara, başka şirketlerle gerçekleştirilen tanışma toplantılarından proje toplantılarına uzadıkça uzayan bir toplantı silsilesinin içinde yuvarlanmaktan ibaret iş hayatı. Öte yandan, pandemi dönemiyle birlikte başta zorunluluk olan online toplantılar da artık iş hayatı normlarından biri haline geldi. “Hemen bir 15 dakika Zoom’da görüşelim…” diye başlayan ama asla 15 dakika sürmeyen plansız, hazırlıksız ve dolayısıyla verimsiz toplantıların içine hapsoluyorsun her geçen gün.
Başta bahsettik ya, gündemimizde olan her konuyla ilgili toplantı yapmak zorunda mıyız, diye. Tam da bu soruya yönelik araştırmalar var. Her konuyla ilgili araştırmalar olduğu gibi, iş hayatındaki toplantılarla ilgili araştırmalar da var elbette.
Araştırmalara Göre 2 Toplantıdan 1’i Gereksiz
Araştırmalara göre, iş hayatında yapılan toplantıların yüzde 50’si, dile kolay her iki toplantıdan birisi, gereksiz. Gereksiz olduğu için de zaman kaybına yol açıyor ve o toplantıdan verimli sonuçlar alınamıyor. Çalışanların %65’i de bu toplantılara katılmanın üretkenliğini engellediğini söylüyor. Ben de bu %65 gruptayım sanırım ama bir farkla: benim üretkenliğimin sekteye uğraması için toplantıya gerek yok, bir telefon bildirimi yeterli.
Peki gereksiz toplantılardan nasıl kurtulabilirsin?
Kilit soru: “Neden Toplanıyoruz?”
Bir toplantı yapmanın gerçekten gerekli olup olmadığını tespit etmenin en kestirme yolu, “Neden toplanıyoruz?” sorusunu sormak. Toplantı talep eden kişi ve/veya kişilerden bu soruya açık, net ve anlaşılır bir cevap alamıyorsan toplantı yapmana da gerek yok demektir. Ancak toplantı talebi senden üst konumda bulunan bir yöneticiden geldiğinde soru geçerliliğini yitiriyor.
Tek çözüm toplantı yapmak mı?
Eldeki işi ve/veya işleri yürütmenin tek ve kesin çözümü toplantı yapmak mı? İyi bir mail akışı, telefon konuşması ve yüz yüze kurulan sağlıklı iletişim… Bu önerileri değerlendirdin mi? Hem elimde buna dair de bir araştırma var, sen seversin araştırma raporlarına göre çıkarım yapmayı. Toplantı yapmak yerine iyi bir mail akışıyla veya doğru iletişimle, yaptığın toplantıları %60 azaltabilirsin. Bu da aklının bir köşesinde bulunsun.
Toplantılar bir işe yarasın
Toplantının niçin yapıldığı kadar neye hizmet ettiği de oldukça önemli. Aksi takdirde kendini sonu gelmeyen bir toplantı sarmalının içinde bulabilirsin. Verimsiz bir toplantı, verimsiz geçecek bir başka toplantıya işarettir. Dolayısıyla, toplantının gündem maddelerinin önceden belirlenip katılımcılarla paylaşılması, toplantı hazırlığı yapmak, toplantı bittiğinde gündem maddelerine dair aksiyon planları çıkarmak, sonuç almak oldukça önemli.
Sevgili beyaz yakalı dostum…
Benim tavsiyelerim bundan ibaret. Umarım faydalanabileceğin noktalara değinmişimdir. Biliyorum hiçbiri tek başına üstesinden gelebileceğin şeyler değil. Bu maddeleri uygulayabilmek için uyumlu bir ekip arkadaşına, sağduyulu bir yöneticiye, anlayışlı bir müşteriye de ihtiyacın olacak… Ama hiç merak etme, onun da bir çaresine bakacağız.
